作为会议的主办方,我们最关注的就是会议议程的顺利进行和所有参会人员的安全抵离,会议的议程可以通过周密的会议执行手册加上专业的会议执行团队来实现保障,一般来说,只要是专业的会议接待公司,拥有足够的供应商资源就基本可以保障会议的正常有序进行.除此之外,就剩下另外一个很关键的环节了,那就是所有参会嘉宾的迎来送往车辆安排与调度问题
常规会议的举办,普遍具有异地性,就是会议举办地不一定是会务主办方常住地,自然也不会有公司自备车满足会务用车需求,唯一的办法就是通过当地的车辆租赁公司保障会务车辆的调度.那么如何选择会务用车服务商是会务主办方需要面对的很重要的工作。
苏州米廷会展有限公司通过多年的会务会展接待工作，总结了一些具有普遍性的关键点，在这里分享给大家，希望能够对大家日后的会议用车工作有所帮助。
首先，确定用车精确数量。对于每一次会议而言，大量的工作其实是在会前进行的，发送邀请函、会议通知、会场预定、场地布置、人员调配、用餐预定等等，当然也包括用车数据统计，每一位参会嘉宾的接机用车、会议期间考察用车、会后返程嘉宾的送机服务等等，都需要会务组进行大量的沟通、统计工作。千万马虎不得，通过这些细致繁琐的统计工作，最终做出科学合理的车辆调配计划，这样，才能有效控制企业操作成本的同时保证每一个环节的无缝衔接。
其次，制定用车计划。常规的会议都有代表抵离接送安排，由于参会嘉宾来自全国各地、天南海北。抵离航班时刻往往也各不相同，既要保证每一位参会代表随到随走，又要尽量的降低车辆使用频率减少成本支出，所以，如何制定用车计划，成为考验一个会议执行人员业务技能的重要标准。我们建议大家提前设计一个统计表格，大概内容有城市、代表公司、姓名、联系方式、抵达航班信息、返程航班信息等几项信息，通过前期与参会代表的详细沟通并将所有人员的参会信息填入表格中，按照时间将可以安排同车接送的归为几个单元，统一配车（一般情况下，车辆承载数越大则人均分摊费用越低），原则上前后间隔15分钟之内落地的航班客人，可以按照以上原则进行派车计划，如果超过这个时长则需单独安排计划车辆。当然，不论什么情况都需要单独安排至少1台以上的临时机动保障车辆，主要为了应变客人航班延误、早到、备降等特殊情况。
第三，选择正规资质的车辆租赁公司。详细的用车计划统计表格出来之后，所有会议进行期间的用车次数、时间、出发抵达地点等数据就可以提供给专业的车辆租赁公司报价预算了，在找到符合自身要求的价格后，有一个工作非常重要，就是要落实该公司的合法资质（运管部门核发的租赁公司资质、该公司的保险单、工商部门的营业执照、税务登记部门的税务登记证）并核实会议举办时间在证件有效期内。
第四，签订正规用车合同。确定了以上几点之后，就剩下最后一项工作了，那就是签订用车合同。每个城市的运输管理部门都有统一格式的用车合同（每一份合同 的标号都是主管单位备案的）合同中要标明，会议的准确用车时间、车型、台次、车号等，并却双方要有电子pdf格式的邮件作为备忘。在会议执行中也要安排专人与车辆租赁公司的调度人员随时沟通、核实最近的用车情况并及时对以往计划查漏补缺。
第五、会后考察车辆安排注意问题。大多数的会议之后都会安排当地的考察活动，周边山水、人文历史等都很值得每一位参会代表去看看。自然地同样要涉及到用车的问题，这些行程一般都是需要长途跋涉的。所以就要求司机的驾驶技能、服务态度、路况熟悉程度等非常过硬。同时，在察期间，每台车都需要配备专职的会务组成员负责本车的代表组织和安全提醒。小心无大事，这个是需要每一位会议执行者心中时刻谨记的。
大概就是以上几点需要特别注意的地方，当然，凡事不可一概而论。有些公司在会议组织的流程上有自己的企业文化需要特殊体现，这就要根据不同的情况与车队协调了。以上信息仅作为参考，希望对各位阅读者有用。